Özellikle uzun süre çalıştığınız bir firma veya pozisyondan ayrılıyorsanız, şartlar ne olursa olsun istifa etmek hayli zorlu bir süreçtir. Bu sebeple istifa sürecini ne kadar profesyonelce yürütürseniz, bütün iki taraf için de o kadar kolay olur.
İstifa mektubunuzun yalın ve dar olmasına itina göstermelisiniz.
İşe başladığınız tarihi, çalıştığınız pozisyonun adını, istifanızı bildirdiğiniz tarihi belirtmeniz gereklidir.
Sebep belirtmek zorunda değilsiniz. Şayet özellikle belirtmek istemiyorsanız, istifa nedeninizi yazılı bi şekilde vermenize gerek yoktur.
Mektubu, şayet var ise; İnsan Kaynakları Müdürlüğüne hitaben, yok ise; kapsamlı Müdürlüke veya yetkili departmana yazabilirsiniz.
Hem yazdığınız mektupta hem de sözlü görüşmelerinizde kullandığınız dil ve tavırlarınız hayli önemlidir. Yaşananlar bütün ne olursa olsun, işyerinizden iyi ayrılmanız önemlidir.
Olumsuz hisler içinde olsanız bile; ayrılırken tatsızlık çıkarmamaya itina göstermelisiniz. Bundan sonra istifa etmiş olduğunuz için rahatlamalı ve son dakikada geleceğinizi tehlikeye atacak davranışlarda bulunmamalısınız.
Eğer iyi bir çalışansanız ve yöneticileriniz de sizden memnun iseler; ayrılmamanız için birtakım teşebbüslerde bulunacaklardır. En azından niçin ayrıldığınızı soracak ya da gitmemeniz için muhtelif teklifler sunacaklardır. Maaşınızı arttırmak, promosyon gibi tekliflerle karşınıza çıkabilirler. Kesin kararınızı vermeli ve bütün alternatifleri, teklifleri önceden düşünerek o kapıdan içeri girmelisiniz.
Eğer 6 aydan az süredir çalışıyorsanız, iki hafta önceden; 6 ay ila 1.5 sene arası çalıştıysanız 4 hafta önceden; 1.5 sene ila 3 sene arası çalıştıysanız 6 hafta önceden, üç yıldan çok çalıştıysanız da 8 hafta önceden istifa mektubunuzu vermeniz gerekir. İstifanızı vermeden önce, zamanında haber vermeniz iş ahlakı açısından hayli önemlidir. Hem işlerin düzenli bir şekilde devam etmesi hem de yerinize farklı birinin bulunması açısından bu süreç önemlidir. Eşdeğer biçimde işten çıkarılan kişinin de yeni bir iş aramak için bu süreye ihtiyacı bulunur.
Ayrılmadan önce yarım kalan işlerinizi tamamlamanız, şayet sizden sonraları gelecek olan kişi belli ise; işi ona devretmeniz; yok ise de lazım, kritik noktaları en azından bir kenara not etmeniz işlerin devamı açısından epey faydalı olacaktır. Bu eşdeğer zamanda sizden sonraları gelecek kişiye de büyük yarar sağlayacaktır.
Yöneticinize organizasyonunda çalıştığınız sebebiyle, size sağladığı katkılar için teşekkür edin. Çalışma arkadaşlarınızla vedalaşın. İleride işinize yarabilecek iletişim isimlerinizi almayı unutmayın. Geride referans mektubu alabileceğiniz insanlar bırakmaya itina gösterin.
Aynı biçimde siz de iletişim numaralarınızı bırakın, herhangi bir mesele olduğunda size ulaşabileceklerini bilsinler.
ÖRNEK
06.12.2002
İnsan Kaynakları Müdürlüğünün Dikkatine,
Sayın Adı Soyadı,
24.11.2000 tarihi itibariyle başlamış olduğum Satış Temsilciliği görevinden 06.12.2002 itibariyle istifamın kabulünü ve gereğinin yapılmasını arz ederim.
Firmanızda çalıştığımız sürenin hem kariyerim, hem de şahsi ve profesyonel gelişimim açısından epey faydalı ve verimli olduğunu belirterek, teşekkür etmek isterim. Çalıştığım süre içinde, ben de firmanıza müspet katkılarda bulunmayı başardığımı umuyorum.
Saygılarımla,
Adım Soyadım
İmza